Archieven moeten na 20 jaar door (inter)gemeentelijke organen overgebracht worden naar een openbare archiefbewaarplaats. In Westfriesland is het Westfries Archief aangewezen als de archiefbewaarplaats. Omdat de gearchiveerde dossiers vaak over meer jaren gevormd worden (en vanwege andere voornamelijk financiële argumenten) is landelijk afgesproken om archieven in tien jaren blokken over te brengen. Het Westfries Archief heeft de normen en instructies voor het overbrening van papieren archieven gebundeld in de notitie “Op weg naar de archiefbewaarplaats”. De notitie bevat een vragenlijst voor het opstellen van een archiefbewerkingsplan, een lijst met standaard afspraken en een aantal bijlagen.
Voor enkele speciale categorieën archiefbescheiden gelden afwijkende overbrengingstermijnen. Dat geldt voor de registers van geboorte, huwelijk en overlijden van de ambtenaar van de burgerlijke stand en enkele bevolkingsregisters waarvoor de overbrengingstermijn tussen de 50 en 100 jaar varieert. Vertrouwelijke stukken van een vertrouwenscommissie die bij verordening wordt ingesteld bij (her)benoeming van een burgemeester moet direct na benoeming worden overgebracht. De verordening bepaalt dat de vertrouwelijke stukken in een gesloten en verzegelde enveloppe naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. Met de griffiers in Westfriesland is een processchema en een model verklaring van overbrenging opgesteld.
