e-mailarchivering

e-mailarchivering bij het WFa

Het Westfries Archief (WFA) biedt aangesloten overheidspartners (gemeenten en GR’en) een oplossing aan in het uitvoeren van emailarchivering voor de korte- en lange termijn. Dit betekent voor onze overheidspartners een voordelige oplossing welke voldoet aan alle gestelde wet- en regelgeving binnen de Archiefwet en de daaruit voorvloeiende regelgeving.

Deze activiteit ondersteund onze visie om de bestaande infrastructuren en ontwikkelde voorzieningen optimaal te benutten en onze deelnemers te ontzorgen. Daarnaast onderschrijft het onze doelstellingen waarbij we middels een gemeenschappelijke regeling de samenwerking in de regio bevorderen, gezamenlijke kansen benutten en regionaal kosten besparen.

Voordelen van e-mailarchivering via het Wf (Pre-)eDepot

• Opslag van de mailboxen is centraal belegd
• Gecontroleerde en geverifieerde vernietiging van mailboxen is geborgd;
• Beheer van de ingevoerde data is centraal belegd bij WFA;
• Het proces voldoet aan alle vereisten van AVG, Archiefwet en daaruit voortvloeiende regelgeving;
• Kosten zijn conform het afgesloten DVO per TB per jaar;
• Geen overige kosten;
• Mogelijkheid tot direct overbrengen van de mailbox van sleutelfunctionarissen;
• Mailboxen zijn direct opvraagbaar.

Behoefte van onze overheidspartners

De door ons bij de overheidspartners opgehaalde behoeften:

• Het veilig opslaan van mailboxen van medewerkers die uit dienst zijn gedurende de vastgestelde termijn van 7 jaar in het WF pre-eDepot.
• Het veilig duurzaam opslaan en beheren van mailboxen van sleutelfunctionarissen in het WF eDepot.
• Het inzichtelijk maken van de opgeslagen mailboxen voor de verantwoordelijke organisatie.
• Het op verzoek beschikbaarstellen van de mailbox.
• Voldoen aan wet- en regelgeving op gebied van informatie beheer en archivering.

Uitgangspunten e-mailarchivering bij WFA

Bij uitvoering van e-mailarchivering blijft de organisatie waar de mailboxen gevormd zijn verantwoordelijk en deze heeft daarin dan ook een belangrijke rol.

• De gemeente of GR heeft sleutelfunctionarissen aangewezen waarvan de mailboxen in aanmerking komen voor duurzame eeuwigdurende bewaring.
• Er zijn geen kopieën in omloop (enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik).
• Er wordt gebruik gemaakt van een praktisch, met het WFA afgestemd, metadata schema.
• Na beschikbaarstellen van een mailbox door het WFA heeft de gemeente of GR minimaal een Microsoft E1 licentie beschikbaar waarmee de geautoriseerde raadpleger de mail via Outlook direct kan doorzoeken. Voor de eDiscovery functionaliteit waarbij door meerdere applicaties tegelijk gezocht kan worden is dat een Microsoft E5 licentie.
• Proces gebonden e-mails worden tijdens het actieve dienstverband al gearchiveerd conform procesgericht werken in het daarvoor bestemde zaaksysteem of DMS. Laat de medewerker dit direct na het afronden van de correspondentie uitvoeren. E-mail die bij een proces of zaak zijn opgeslagen worden direct verwijderd uit de mailbox.
• Laat medewerkers niet werk-gerelateerde mails (privé of commerciële berichten) zo snel mogelijk verwijderen.
• Er wordt bewaarbeleid toegepast in Outlook tijdens het actieve dienstverband waardoor e-mails van niet-sleutelfunctionarissen maximaal 7 jaar bewaard blijven (bij functionele mailboxen 1 jaar). Een te archiveren mailbox van niet-sleutelfunctionarissen kan daardoor nooit mails bevatten die ouder zijn dan 7 jaar.
• Gemeenten en GR’en moeten proactief het bewaarbeleid van mailboxen van sleutelfunctionarissen op te bewaren zetten. Na beëindiging dienstverband wordt de mailbox direct vervroegd overgebracht of uitgeplaatst.

Voordelen e-mailarchivering bij WFA

• Opslag van de mailboxen gebeurt met een URI.
• De bewaartermijn wordt automatisch geactiveerd conform selectielijst e-mailbewaring gepubliceerd Staatscourant 26-07-2023.
• Vernietiging is geborgd en verloopt conform archiefwet met een vernietigingslijst en fiattering.
• Mailboxen van sleutelfunctionarissen kunnen direct worden overgebracht.
• Er bestaat een mogelijkheid tot uitzonderen van de gestelde bewaartermijn en direct overbrengen.
• Er wordt middels de eDepot oplossing voldaan aan het besluit informatie- en archiefbeheer van de overheidspartners.
• Er is een mogelijkheid tot het leggen van relaties of verwijzingen naar aanvullende dossiers (voor medewerkers).
• Integriteit van de gebruiker is middels autorisaties  gegarandeerd.
• Na uitplaatsen voert WFA technisch beheer en in opdracht overig beheer uit.
• Geen extra investeringen overheidspartners.
• Geen aanvulling op het applicatielandschap overheidspartners.
• Geen extra beheertaak overheidspartners.
• Geen uitbesteding aan derde partij en dus geen verantwoording aan WFA t.b.v. geldende archiefverordening.
• Geen migraties naar externe systemen met risico op dataverlies en extra kosten.
• Directe overbrenging naar eDepot is geborgd.
• Alle benaderingen van de mailboxomgeving en acties worden gelogd.
• Metadata is alleen zichtbaar en doorzoekbaar voor geautoriseerde medewerkers.
• Zoeken en vinden voor gebruikers is geverifieerd en geborgd.

Metadata e-mailarchivering

Het metadataschema dat wij hanteren voor de e-mailarchivering:

Proces e-mailarchivering

Toelichting proces

• Startpunt 1: Beëindiging dienstverband door gemeente of GR
  1. Zodra een medewerker uit dienst gaat, worden de e-mails gedurende de opzegtermijn opgeschoond.
• Opslag en Metadata
• Een PST-bestand van de mailbox wordt aangemaakt door de functioneel beheerder SharePoint bij de gemeente.
• Vervolgens wordt een metadataschema ingevuld en het PST-bestand samen met de metadata in de beveiligde WFA-omgeving geplaatst.
• Verdeling: Bewaren of Vernietigen
  1. Als de mailbox bij een sleutelfunctionaris hoort worden de gegevens opgenomen in het eDepot (voor bewaring). Als het geen sleutelfunctionaris betreft komt de mailbox in aanmerking voor vernietiging na de bewaartermijn van 7 jaar.
  1. In het eDepot blijven alleen de metadata zichtbaar voor geautoriseerde medewerkers.
• Startpunt 2: Beschikbaarheid en Inzage
  1. Een geautoriseerde medewerker van de gemeente zoekt de gewenste mailbox op in het eDepot en vraagt inzage aan bij het WFA.
  1. De mailbox wordt door het WFA als PST beschikbaar gesteld via de beveiligde omgeving.
  1. De gearchiveerde mailbox is bevroren en blijft permanent bewaard in het eDepot met een URI.
  1. De inhoud van de mailbox is via Outlook benaderbaar en doorzoekbaar.
  1. Een logboek wordt bijgehouden door WFA van de beschikbaarstelling.
  1. Indien nodig worden specifieke e-mails uit de mailbox gehaald overgezet naar een zaaksysteem, DMS of Woo.
• Beëindiging en Rapportage
  1. De mailbox wordt na verwerking verwijderd uit de raadpleegomgeving van de gemeente.Een rapportage van opvragingen kan worden opgesteld voor de verantwoordelijke gemeente.

notitie e-mailarchivering