eerste digitaal gevormde gemeentearchief uitgeplaatst

In 2022 heeft het Westfries Archief in samenwerking met DE REE archiefsystemen een eerste succesvolle uitplaatsing van digitaal gevormd Document Management System (DMS) archief voor de gemeente Hoorn uitgevoerd. Bijna 360.000 digitale bestanden die gevormd zijn in de jaren 2003-2013 zijn opgenomen in het Westfries eDepot en toegankelijk gemaakt voor gebruikers en beheerders van de gemeente Hoorn.

Dit project is in zeer nauwe en goede samenwerking tussen leverancier, regionaal archief en de gemeente vormgegeven en heeft in enkele maanden tijd tot een mooi resultaat geleid. Daarbij zijn de verwachtingen van de betrokken gemeentelijke informatiebeheerders overtroffen. Zij zijn enthousiast en geven aan dat de informatie goed vindbaar is en gemakkelijk doorzoekbaar door de gestructureerde metadateringen in MAIS-(M)DWS.

Bij invoer van de informatie naar het eDepot zijn de bestanden gestructureerd voorzien van de gewenste metadatastandaard. Eenmaal uitgeplaatst in het eDepot kunnen geautoriseerde informatiebeheerders van de gemeente de data nog verrijken. Ook beheersprocessen kunnen uitgevoerd worden zoals het jaarlijks verwijderen van informatie waarvan de bewaartermijn is verstreken. De permanent te bewaren bestanden blijven binnen het eDepot duurzaam gearchiveerd. Dit is eenvoudig uit te voeren omdat de nodige bewerkingen al hebben plaatsgevonden. Ook in de onlinepublicatie van openbare informatie is daarmee voorzien.

Bij de gemeente Hoorn heeft er de afgelopen periode een vooruitstrevende en ingrijpende ICT-transitie plaatsgevonden. Voor dit traject is een bewuste keuze gemaakt voor uitplaatsing van het voormalige DMS in het regionale eDepot in plaats van opvolgende risicovolle en dure migraties naar andere gemeentelijke informatiesystemen. Bovendien wordt de constructieve samenwerking nog meer gestimuleerd op het gebied van informatievorming en informatiebeheersing en versterkt het Archiveren by Design principe.

In de nabije toekomst zal meer informatie bij gemeenten uit informatiesystemen voor migratie in aanmerkingkomen. De gemeente Hoorn wil daarvoor één centrale applicatie gebruiken met een uniforme werkwijze waarbij technisch beheer is uitbesteed. Het gebruik en beheer van informatie welke is gevormd in verschillende informatiesystemen wordt centraal ondergebracht in het eDepot zodat de informatie moeiteloos duurzaam wordt gearchiveerd en beschikbaar is voor de samenleving.