eerste digitaal gevormde gemeentearchief uitgeplaatst
In 2022 heeft het Westfries Archief in samenwerking met DE REE archiefsystemen een eerste succesvolle uitplaatsing van digitaal gevormd Document Management System (DMS) archief voor de gemeente Hoorn uitgevoerd. Bijna 360.000 digitale bestanden die gevormd zijn in de jaren 2003-2013 zijn opgenomen in het Westfries eDepot en toegankelijk gemaakt voor gebruikers en beheerders van de gemeente Hoorn.
Dit project is in zeer nauwe en goede samenwerking tussen leverancier, regionaal archief en de gemeente vormgegeven en heeft in enkele maanden tijd tot een mooi resultaat geleid. Daarbij zijn de verwachtingen van de betrokken gemeentelijke informatiebeheerders overtroffen. Zij zijn enthousiast en geven aan dat de informatie goed vindbaar is en gemakkelijk doorzoekbaar door de gestructureerde metadateringen in MAIS-(M)DWS.
Bij invoer van de informatie naar het eDepot zijn de bestanden gestructureerd voorzien van de gewenste metadatastandaard. Eenmaal uitgeplaatst in het eDepot kunnen geautoriseerde informatiebeheerders van de gemeente de data nog verrijken. Ook beheersprocessen kunnen uitgevoerd worden zoals het jaarlijks verwijderen van informatie waarvan de bewaartermijn is verstreken. De permanent te bewaren bestanden blijven binnen het eDepot duurzaam gearchiveerd. Dit is eenvoudig uit te voeren omdat de nodige bewerkingen al hebben plaatsgevonden. Ook in de onlinepublicatie van openbare informatie is daarmee voorzien.
Gemeente Hoorn
Bij de gemeente Hoorn heeft er de afgelopen periode een vooruitstrevende en ingrijpende ICT-transitie plaatsgevonden. Voor dit traject is een bewuste keuze gemaakt voor uitplaatsing van het voormalige DMS in het regionale eDepot in plaats van opvolgende risicovolle en dure migraties naar andere gemeentelijke informatiesystemen. Bovendien wordt de constructieve samenwerking nog meer gestimuleerd op het gebied van informatievorming en informatiebeheersing en versterkt het Archiveren by Design principe.
In de nabije toekomst zal meer informatie bij gemeenten uit informatiesystemen voor migratie in aanmerkingkomen. De gemeente Hoorn wil daarvoor één centrale applicatie gebruiken met een uniforme werkwijze waarbij technisch beheer is uitbesteed. Het gebruik en beheer van informatie welke is gevormd in verschillende informatiesystemen wordt centraal ondergebracht in het eDepot. Informatie uit archieven blijft op die manier moeiteloos beschikbaar voor iedereen.
Bekijk ook eens
Bekijk alleAanwinsten maart 2025
Het Westfries Archief krijgt regelmatig schenkingen aangeboden. Soms door organisaties die hun archieven willen overdragen. Maar vaak zijn het particulieren die foto’s of documenten aanbieden die vanwege een historische waarde in een archiefbewaarplaats thuishoren. Het Westfries Archief beschikt over faciliteiten om deze documenten onder de juiste condities duurzaam te bewaren. Daarnaast zorgt het Westfries Archief […]Stagiair maakt archieven Tweede Wereldoorlog toegankelijker
Sinds februari 2025 heeft het Westfries Archief een nieuwe stagiair: Tirzah Snel. Tirzah is 20 jaar en geboren en getogen in Hoorn. Ze is tweedejaarsstudent geschiedenis aan de Universiteit Utrecht. Haar interesse ligt bij internationale politieke geschiedenis, maar ook bij de geschiedenis van Hoorn en Westfriesland. Omdat ze praktijkervaring belangrijk vindt, koos Tirzah om tijdens […]eenvoudig downloaden van de scans van een archiefstuk
Al enige tijd bieden wij scans van archiefstukken via onze website aan. Vele scans van genealogische bronnen, resoluties of van stukken uit de periode 1572-1573 zijn digitaal beschikbaar. Deze kunt u doorbladeren vanuit een archiefinventaris. Vanaf heden is het mogelijk om in een keer alle scans van een archiefstuk te downloaden. U vindt de downloadknop […]Verjaardag van de stad Hoorn
Op 27 maart 1356 kreeg Hoorn stadsrechten van hertog Willem van Beieren, Willem V van Holland. Deze datum wordt wel beschouwd als de geboortedag van de stad Hoorn en is dit jaar 669 jaar geleden: reden voor feest! De Vereniging Oud Hoorn organiseert in samenwerking met andere culturele instellingen verschillende activiteiten. Zo is in het […]Schijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws over nieuwe aanwinsten en activiteiten van het Westfries Archief.
"*" geeft vereiste velden aan