Dienstverlening

**deze pagina wordt momenteel bewerkt**

Virtuele studiezaal

Het Westfries Archief heeft de ambitie om iedereen die op zoek is naar regionale overheidsinformatie of erfgoed, te voorzien van de best mogelijke digitale dienstverlening.

Scanning on Demand

Waar mogelijk scannen wij archief stukken op verzoek. Op de website staat bij ieder archiefstuk waarvan nog geen digitale afbeelding online beschikbaar is of het op verzoek gescand kan worden. De aanvraag kan dan eenvoudig direct gedaan worden, waarna de scan gepubliceerd wordt op de website. Deze methode voorkomt onnodige verkeersbewegingen en logistiek, en resulteert in snelle en efficiënte dienstverlening.

verlengd informatie beheer voor overheden

Archiefvormers zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van informatie tot het moment van overbrengen naar de aangewezen archiefbewaarplaats of tot het moment dat de informatie vernietigd dient te worden. De wettelijke termijn voor overbrengen is momenteel 20 jaar en zal in de nieuwe archiefwet 2024 gewijzigd worden naar 10 jaar. Dit betekent dat de archiefvormers gedurende deze periode vóór overbrengen zelf voor beheer en vernietiging van de informatie conform wet- en regelgeving dienen zorg te dragen. Het merendeel van de informatie die opgeslagen, gemigreerd en beheerd moet worden bestaat uit zogenaamde legacy data/informatie. Dit is informatie die (gedurende een vastgestelde periode) bewaard dient te worden en beschikbaar dient te blijven, maar niet langer deel uitmaakt van een actief proces. Voorbeelden hiervan zijn de oude “C-F-G-etc-schijven” die nog steeds bestaan, afgesloten mailboxen van oud medewerkers (geen sleutelfunctionarissen), oude databases en oude DMS systemen. Het Westfries Archief kan de archiefvormers ontzorgen door deze legacy informatie op te nemen in het eDepot, de archiefvormer maakt dan gebruik van de functionaliteit “uitplaatsen” in het pre-eDepot. De informatie blijft de verantwoordelijkheid van de archiefvormer, maar het Westfries Archief draagt zorg voor het technisch duurzaam beheer, zoals de ED3 gecertificeerde opslag en een beheeromgeving van waaruit door de eigen organisatie geautoriseerde medewerkers van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, de informatie kunnen bewerken en muteren. Alle benodigde archieffunctionaliteiten zijn reeds aanwezig binnen het eDepot, dus tijdige vernietiging is voorzien en uitvoerbaar, maar ook directe overbrenging is na uitplaatsen eenvoudiger en sneller. De voorbereiding op vernietiging of voor bewaring overbrengen kan samen met het Westfries Archief worden uitgevoerd, waarbij vanuit het Westfries Archief bijvoorbeeld ondersteund kan worden op gebied van bulkverwerking via scripts, maar ook op gebied van advisering bij inrichting van de data en informatie. Het uitplaatsen van deze informatie zal leiden tot een aanzienlijke reducering van de door de gemeente of gemeenschappelijke regeling te bewaren informatie ten opzichte van de periode dat zij daar zelf verantwoordelijk voor zijn en de zorg voor dienen te dragen. In plaats van de informatie die tot 2025 gevormd is gedurende 20 jaar te bewaren, dus tot uiterlijk 2045, kan deze per direct in het eDepot uitgeplaatst worden en mogelijk vervroegd overgebracht worden. Naar verwachting zullen de uitplaatsingen toenemen en de termijn waarop dat gebeurd steeds kleiner worden tot zelfs direct uitplaatsen of overbrengen, waardoor de archiefvormer de informatie uit afgesloten processen zelf niet hoeft te beheren.

centraal informatie verdeelstation

Het Westfries Archief kan ook ontzorgen bij beheer en publicatie van actieve procesinformatie. Voorbeelden hiervan zijn Wabo, Omgevingswet, bestemmingsplannen en bodemrapporten. Vanuit één centrale applicatie kan de informatie beschikbaar worden gesteld aan meerdere geautoriseerde functionarissen van diverse organisaties. Een ander voorbeeld is beheer en publicatie van Woo informatie. Ook hier kan de bestaande infrastructuur worden benut en de expertise van het Westfries Archief op het gebied van actieve openbaarheid worden ingezet. De informatievorming en regie op de Woo informatie gebeurt bij en onder verantwoordelijkheid van de gemeente of gemeenschappelijke regeling, waarna de informatie wordt opgeslagen in het pre-eDepot en vanuit daar online wordt gezet. Het Westfries Archief werkt aan publicatie via een website speciaal voor Westfrieze  Woo informatie genaamd openoverheidwestfriesland.nl (ooW), maar zal dit aanvankelijk via de eigen website uitvoeren waarbij een duidelijke identiteit van de gemeente of gemeenschappelijke regeling zichtbaar is en geen archief beleving voor de bezoeker plaatsvindt. Nadat de wettelijke termijn voor publicatie verstreken is zorgt het Westfries Archief voor permanente vernietiging van de Woo informatie. Het bewaken van deze termijn is een geïntegreerd en geautomatiseerd proces, zodat de informatie nooit langer bewaard wordt en openbaar is dan wet- en regelgeving voorschrijft.